La legalizzazione di firme è l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
Nelle legalizzazioni e apostille devono essere indicati nome e cognome di colui la cui firma si legalizza.
L'apostilla è una certificazione che convalida per l'uso internazionale l'autenticità di un atto pubblico. Sostituisce quindi la legalizzazione del documento effettuata presso l'ambasciata dello Stato in cui verrà utilizzato, ha validità nei soli Paesi sottoscrittori della Convenzione dell'Aja del 1961 e deve essere apposta da una delle Autorità identificate nella Convenzione stessa. La maggior parte degli stati occidentali accetta la convalida dei documenti mediante apostille.
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero, davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate o apostillate a cura del Procuratore della Repubblica presso i Tribunali nella cui circoscrizione territoriale gli atti medesimi sono formati.
L’Ufficio Legalizzazioni e Apostille riceve e prepara gli atti da legalizzare.
Il Procuratore ha competenza per gli atti con firma apposta da notai e cancellieri del circondario del Tribunale di Macerata.
Gli atti da apostillare o legalizzare devono essere depositati presso l’ufficio del Casellario dalle ore 9.00 alle ore 12.00, piano terra, specificando il Paese nel quale l’atto deve essere prodotto e lasciando un recapito telefonico.
Le apostille e legalizzazioni si rilasciano nei giorni di mercoledi e venerdi per gli atti depositati entro le ore 11.00 del giorno precedente e si ritirano nella Segreteria Amministrativa dalle ore 11.00 alle ore 13.00, 4° piano.